今回は、新人さんやこれから社会人になる学生のみなさん向けに、仕事で評価が上がる！パワーポイントを使った資料作成のコツを紹介します。
パワーポイントはプレゼンをする時だけに使うソフトと思われがちですが、実際は日々の業務の中で、日常的に使っています。
理由は、
- 報告資料として使いやすい。
- 報告資料がまとめ資料になる。
- テレビ会議やプロジェクター機器と相性が良い。
などが上げられます。
ただ、仕事で使う場合は、少し注意することがあります。
◆評価が上がる！パワーポイント資料作成のコツ3つ
- アニメーションは使わない。
- 枠図形で要点をまとめたスライドを最初に入れる。
- ページ数は減らす努力をする。
アニメーションは使わない
なんかカッコいいです。
そうなんですか？
アニメーションは表示時間が短い
アニメーションを使う場合、強調させたい語句や情報が最初から表示されている訳ではなく、途中から出てきますね。
出てきたと思ったら、次のページに切り替わったりします。
つまり、強調したい語句の表示されている時間が短いのです。
これは、印象に残りにくいです。
本当に伝えたいことは、最初から表示されている方が、見ている人は、読むことが出来ます。
あなたがプレゼンで緊張して言葉足らずの状態でも、読んで貰えれば、カバー出来ます。
アニメーションが多いと、めくりに集中してしまい、緊張もあって、めくりが速い傾向があります。
より、印象に残らなくなってしまいます。
後で見返す時、煩わしい
仕事では、パワーポイントの資料をデーターで後から見られるように共用サーバーにいれたり、配布したりします。
アニメーションが多用されているファイルは、後から部分的に見返す時に、かなり煩わしくなります。
また、最近では少なくなりましたが、プリントアウトして配布する場合も、アニメーションがあると、重なって下の文字が見えないなどの不具合が発生します。
わかりました。
枠図形で要点をまとめたスライドを最初に入れる
パワーポイントで報告資料を作るにも、何から書けば良いか迷いますね？
作文を書くように、起承転結の構成で書く？
小説をまねて、最後にどんでん返しの結論がある構成？
どちらも残念な例です。
枠図形を使って、最初のページに結果を含めた要点をまとめることです。
仕事では【結果】が先
職場で報告をする場合、聞いて下さる方は、忙しい中、貴重な時間を割いて、あなたの報告を聞く為に集まってくれています。
そこで、長い話しを最後まで聞かないと、結末が分らない推理小説のような報告をすると、「言いたいことはなんだ！」と途中で怒られます（笑）。
パット見で、結果（要点）を知ってもらい、詳細はその後説明するのが良いです。
その為には、最初のページに要点がまとまった概要ページを入れるのがベストです。
要点をまとめるには、枠図形を使うと、見た目に分りやすくなります。
分りやすい資料をつくることは、とても重要です。
報告のはじめに、概要（結果を含めた要点）がわかるページを用意する。
枠図形を使うと分りやすくまとめられる。
枠図形の使い方
| 項目 | 内容 | 備考 | |
| ① | 背景 | この報告はこういう背景があって始まっています･･･など | 誰の指示で？などが明記されていると良い。 |
| ② | 目的 | 背景を受けて、検討する目的を記載。 | 文字で書くと、結果をまとめる時ブレ難い。 |
| ③ | 方法 | 検討の方法を記載。 | 「どうやって検討したの？」の答えを書く。 |
| ④ | 結果 | 検討結果を箇条書きで。 グラフがあれば入れる。 | 目的の答えになっているか確認。 |
| ⑤ | 今後 | 結果を受けて、どうしたいか？ | ・自分のやりたいことを宣言して、意見や実行の許可をもらう。 ・この場で相談をさせてもらう。 など。 |
説明をする時のコツ
「・・・説明・・・」
「次にその下、緑枠をご覧ください…」
という具合に、目線を誘導する言葉を入れることで、
聞き手の迷いを排除します。
説明する時のコツです。
今どこ説明しているの？という質問を結構見かけます。
説明の時に、聞き手の目線を誘導する言葉を入れる。
パワーポイントは表示機器と相性が良い
パワーポイントは、テレビ会議やプロジェクター機器と相性が良く、1ページがフルに表示されます。
ワードやエクセルでは、その一部しか表示されません。
開発職場では昔エクセルを使って報告する人が多かったのですが、エクセルは、画面を縦や横に動かして説明するので、落ち着かず、煩雑になりがちでした。
後から質問をする時も、画面上を縦横に動かして表などを探す必要があり、時間がもったいないですね。
パワーポイントで、最初のページに要点が1ページにまとまっていれば、画面を動かさずに、落ち着いて報告の概要を説明することが出来ます。
ページ数は減らす努力をする
パワーポイントは、1ページが割と狭いです。
だからといって、文字を小さくすると、プロジェクター投影などで見えません。
報告中に、画面を拡大縮小するのは無しがベストです。
こんな制約から、いろいろ書こうとすると、ページが多くなりがちです。
過去、60～70ページの資料を作って、満足げに自慢している人がいましたが、これは大きな間違いです。
なぜかというと･･･
ページが多いほど、説得力のない資料になる
1回の報告に使える時間は、限りがあります。
人が集中して聞いていられる時間も限りがあります。
1ページ説明 3分で10ページ。
図や表がある場合でも18ページ程度が目安です。
大量ページの資料を作った人のプレゼンは、当然ですが、やたらページのめくりが速いです。
つまり、ほとんど書かれていることを説明せずに、次に行くので、残念ながら、まったく印象に残りません。
本人に聞くと、「たくさんやったことを全部アピールしたい」とのことですが、「結局何が言いたかったの？」となってしまい、見ている方も疲れてしまいます。
ページ数の目安は、会議で与えられた時間から逆算してイメージしましょう。
報告時間＝1ページ説明 3分×ページ数
まとめ能力を疑われる
会社では、やったことを簡潔にまとめて報告する能力が問われます。
報告時に、大量の資料を出すと、まとめる能力が無い人だと思われてしまいます。
逆に書かなさ過ぎても、「＊＊は検討したの？」と聞き手を不安にさせます。
どんなことを検討したのか、項目を箇条書きか、表にまとめたものを1ページ用意すればOKです。
まとめ
パワーポイントは、ワードやエクセルと比較すると、【まとめ力を高めるソフト】とも言えます。
書ける内容が限定される中で、1ページに要点をまとめるには、内容も言葉も厳選する必要があります。
面倒でも努力すれば、無駄な内容や言葉がそぎ落とされた、洗練された【まとめ】が作れるようになります。
洗練された【まとめ】資料は、分りやすいので、誤解されることなく、短時間で多くの方に理解されます。
これは、仕事をする上で、非常に重要です。
普段からパワーポイントで枠図形を使い、要点をまとめることを習慣にすると、【まとめ力】が身に付き、
評価が上がること間違いなしです！
アニメーションなど、見た目の派手さに左右されず、伝えたいことを簡潔に1ページにまとめることを習慣にしましょう。
最後までご覧頂き、ありがとうございました。
